Comptabilité en retard de plusieurs années : par où commencer ?

Plusieurs exercices en retard ? La méthode pour reprendre une comptabilité abandonnée : les pièces à réunir, l'ordre à suivre, les obligations à régulariser.

Une année chargée, un comptable qui part, des factures qui s'accumulent : une comptabilité prend vite du retard. Le plus difficile est souvent de s'y remettre. Bonne nouvelle : une comptabilité se reconstitue, même plusieurs années après, à condition de procéder avec méthode.

Ce que la loi demande

Toute société commerciale doit tenir une comptabilité : enregistrer chronologiquement les opérations, faire un inventaire au moins une fois tous les douze mois et établir des comptes annuels à la clôture de chaque exercice. Les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés pendant dix ans.

S'y ajoutent, selon la forme et le régime de la société, l'approbation et le dépôt des comptes au greffe, la déclaration de résultat chaque année et, le cas échéant, les déclarations de TVA.

Étape 1 : faire l'état des lieux

Avant de saisir quoi que ce soit, il faut savoir où l'on en est :

• quel est le dernier exercice clôturé et déposé ?
• quelles déclarations fiscales ont été faites, et lesquelles manquent (résultat, TVA, CFE) ?
• avez-vous reçu des courriers du greffe ou de l'administration fiscale, comme une mise en demeure ?

Votre espace professionnel sur impots.gouv.fr permet de vérifier les déclarations déposées et les éventuelles relances.

Étape 2 : rassembler les pièces

La colonne vertébrale d'une comptabilité reconstituée, ce sont les relevés bancaires : chaque mouvement du compte devra être justifié et classé. Réunissez ensuite, pour chaque exercice :

• les factures de vente et d'achat ;
• les notes de frais et leurs justificatifs ;
• les contrats d'emprunt et leurs tableaux d'amortissement ;
• les contrats de crédit-bail ou de location ;
• les bulletins de paie et déclarations sociales, si la société emploie des salariés ;
• les déclarations de TVA déjà déposées ;
• les statuts et procès-verbaux d'assemblée.

Une pièce manquante n'est pas bloquante : la plupart des fournisseurs et des banques peuvent fournir un duplicata. L'essentiel est de savoir ce qui manque.

Étape 3 : traiter les exercices dans l'ordre

Il faut reprendre les exercices du plus ancien au plus récent. Le bilan de clôture d'une année est le bilan d'ouverture de la suivante : sauter un exercice crée des écarts qu'il faudra corriger plus tard.

Pour chaque exercice : saisie des opérations, rapprochement bancaire, inventaire (stocks, créances, dettes), puis établissement des comptes annuels et de la déclaration de résultat.

Étape 4 : régulariser les obligations

Une fois les comptes établis :

1. les faire approuver par les associés, exercice par exercice ;
2. les déposer au greffe pour les sociétés commerciales ;
3. déposer les déclarations fiscales manquantes.

Les déclarations déposées en retard entraînent en principe une majoration, en plus de l'intérêt de retard lorsqu'un impôt est dû. Plus la régularisation intervient tôt, plus son coût reste limité : une majoration de 10 % s'applique en principe tant qu'aucune mise en demeure n'est restée sans réponse, et elle passe à 40 % si la déclaration n'est pas déposée dans les trente jours qui suivent une mise en demeure.

Bon à savoir : jusqu'où remonter ?

L'administration fiscale peut en principe contrôler et rectifier l'impôt sur les trois dernières années, en plus de l'année en cours. Mais ce délai ne dispense pas des obligations comptables : chaque exercice non clôturé doit l'être, ne serait-ce que pour établir correctement les suivants.

En résumé

• Commencez par l'état des lieux, sans saisir.
• Partez des relevés bancaires, exercice par exercice.
• Traitez les années dans l'ordre chronologique.
• Régularisez ensuite approbation, dépôt et déclarations.

Sources

• Légifrance — Code de commerce, obligations comptables applicables à tous les commerçants (articles L123-12 à L123-24)
• Légifrance — Article 1728 du Code général des impôts
• Infogreffe — L'obligation de dépôt des comptes sociaux annuels
• economie.gouv.fr — Société commerciale : vous devez déposer vos comptes sociaux