Relevés, factures, emprunts, stocks, immobilisations : la liste des documents à réunir pour faire établir le bilan de votre société, sans aller-retour inutile.
Un bilan se prépare surtout en amont : plus les pièces arrivent complètes et classées, plus l'établissement des comptes est rapide. Voici la liste des documents à réunir à la clôture de l'exercice, avec ce à quoi chacun sert.
Pourquoi ces pièces ?
À la clôture de chaque exercice, une société commerciale doit établir ses comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexe. La loi impose aussi un inventaire au moins une fois tous les douze mois, pour vérifier l'existence et la valeur de ce que la société possède et de ce qu'elle doit. Chaque écriture comptable doit s'appuyer sur une pièce justificative, à conserver dix ans.
La banque
- Les relevés bancaires de tous les comptes de la société, sur tout l'exercice, y compris les comptes peu utilisés.
- Les relevés des moyens de paiement en ligne ou des plateformes d'encaissement, si vous en utilisez.
C'est la base du travail : chaque mouvement bancaire devra être rattaché à une facture ou à une pièce.
Les ventes et les achats
- Les factures de vente émises sur l'exercice, et la liste des factures non encore payées à la date de clôture.
- Les factures d'achat et de frais généraux, et la liste des factures fournisseurs non encore réglées à la clôture.
- Les notes de frais et leurs justificatifs (déplacements, repas, péages…).
- Les avoirs reçus ou émis.
Les biens et le financement
- Les factures des investissements de l'exercice (matériel, véhicule, informatique, travaux…), et l'indication des biens vendus ou mis au rebut.
- Les contrats d'emprunt et leurs tableaux d'amortissement.
- Les contrats de crédit-bail ou de location longue durée.
Les stocks et les travaux en cours
Si votre activité en comporte, l'état des stocks à la date de clôture, en quantités et en valeur, et l'état des travaux en cours non encore facturés.
Le personnel et les cotisations
- Les bulletins de paie et le récapitulatif annuel de la paie.
- Les justificatifs des cotisations sociales de l'exercice.
- Le cas échéant, la rémunération du dirigeant et les décisions qui la fixent.
La fiscalité
- Les déclarations de TVA déposées sur l'exercice.
- Les avis de cotisation foncière des entreprises (CFE) et autres impôts payés.
- La liasse fiscale de l'exercice précédent et, s'il y en a, les échéanciers ou courriers de l'administration.
La vie juridique
- Les statuts à jour.
- Les procès-verbaux de l'exercice : approbation des comptes précédents, affectation du résultat, changements de dirigeant ou de capital.
- Les mouvements du compte courant d'associé (apports et remboursements).
Bon à savoir : la pièce manquante
Une facture introuvable n'empêche pas d'établir le bilan, mais elle se signale tôt. Un duplicata se demande au fournisseur ; une dépense sans justificatif reste, elle, difficile à déduire. Mieux vaut le savoir avant la clôture qu'au moment de la liasse fiscale.
Le calendrier, en rappel
Une fois les comptes établis, ils sont approuvés par les associés dans les six mois de la clôture, puis déposés au greffe. Le détail est dans notre article Dépôt des comptes annuels : date limite, documents et démarche en ligne.
Sources
- Légifrance — Code de commerce, obligations comptables applicables à tous les commerçants (articles L123-12 à L123-24)
- economie.gouv.fr — Société commerciale : vous devez déposer vos comptes sociaux
À propos de l'auteur
L'équipe SOS Compta
Rédaction du blog
Des articles préparés par l'équipe SOS Compta à partir des textes officiels (Légifrance, impots.gouv.fr, Infogreffe, economie.gouv.fr), cités en fin de chaque article.