Dépôt des comptes annuels : date limite, documents et démarche en ligne

Quand déposer vos comptes annuels, quels documents fournir et comment faire la démarche en ligne : le calendrier complet, de la clôture au greffe.

Le dépôt des comptes annuels est la dernière étape de la clôture d'un exercice. Il intervient après l'établissement des comptes et leur approbation par les associés. Voici le calendrier à suivre et les documents à préparer.

Quelles sociétés sont concernées ?

Le dépôt au greffe s'impose aux sociétés commerciales : SARL, EURL, SAS, SASU, SA, et certaines SNC (celles dont tous les associés sont des sociétés à responsabilité limitée ou par actions).

Les entrepreneurs individuels, les micro-entrepreneurs et, en principe, les sociétés civiles comme la plupart des SCI n'ont pas à déposer leurs comptes au greffe.

La date limite, étape par étape

Le calendrier part de la date de clôture de l'exercice :

1. Établissement des comptes : bilan, compte de résultat et annexe, arrêtés par le dirigeant.
2. Approbation : les associés, ou l'associé unique, approuvent les comptes dans les six mois qui suivent la clôture.
3. Dépôt au greffe : dans le mois qui suit l'approbation, ou dans les deux mois si le dépôt est fait par voie électronique.

Pour un exercice clos le 31 décembre, les comptes doivent donc être approuvés au plus tard le 30 juin de l'année suivante. Si l'approbation a lieu à cette date, le dépôt doit être fait avant le 31 juillet, ou avant le 31 août en ligne.

Si l'exercice ne coïncide pas avec l'année civile, le même raisonnement s'applique à partir de sa propre date de clôture.

Et si vous ne pouvez pas approuver à temps ?

Le délai de six mois peut être prolongé par décision de justice : le dirigeant présente une requête au président du tribunal de commerce, de préférence avant que le délai ne soit expiré.

Les documents à déposer

Le dossier de dépôt comprend principalement :

• les comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexe ;
• la proposition d'affectation du résultat soumise aux associés et la résolution d'affectation votée ;
• le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes annuels.

Selon la forme de la société et sa situation, d'autres documents peuvent être demandés : la liste précise figure dans le Code de commerce et sur le site du guichet unique.

Comment déposer, en pratique

Le dépôt peut se faire :

• en ligne, sur le guichet unique des formalités d'entreprises (formalites.entreprises.gouv.fr) ;
• sur papier, auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend le siège de la société.

Le dépôt donne lieu à des frais de greffe, dont le montant est fixé par la réglementation. Le dépôt en ligne a un avantage pratique : il laisse un mois de plus après l'approbation.

Peut-on garder ses comptes confidentiels ?

Oui, dans certains cas. Le dépôt reste obligatoire, mais :

• les plus petites sociétés peuvent demander que leurs comptes annuels ne soient pas rendus publics ;
• les petites entreprises peuvent demander que leur compte de résultat ne soit pas publié.

La demande se fait au moment du dépôt, à l'aide d'une déclaration de confidentialité. Certaines sociétés en sont exclues, notamment selon leur activité : vérifiez votre situation avant de cocher la case.

Et si la date est déjà passée ?

Un dépôt tardif reste possible et vaut mieux qu'une absence de dépôt. Nous détaillons les conséquences d'un retard et la manière de régulariser dans notre article Comptes annuels non déposés au greffe.

Sources

• Infogreffe — L'obligation de dépôt des comptes sociaux annuels
• economie.gouv.fr — Société commerciale : vous devez déposer vos comptes sociaux
• Légifrance — Code de commerce, de la publicité des comptes (articles L232-21 à L232-26)